L’utilisation d’une solution d’archivage numérique devient une nécessité pour l’entreprise qui, sans structure d’archivage, aura de plus en plus de difficultés à effectuer une recherche efficace de ses documents.
Les principales raisons qui vont la mener à recourir à ce service sont de 3 ordres : la gestion au quotidien, les contraintes légales et réglementaires, ainsi que la préservation de son patrimoine.
Un classement adapté basé sur un support numérique sécurisé va lui permettre de maîtriser son patrimoine informationnel et d’optimiser son organisation tant au niveau des gains en terme physique, temporel que financier. Ce nouveau mode de stockage lui permettra par exemple de s’assurer qu’elle détient bien par exemple la dernière version du logo de sa nouvelle marque.
La notion de patrimoine est actuellement au cœur des préoccupations de l’entreprise notamment dans le cadre de la connaissance de leur production dans le temps, ou bien encore dans la préparation de campagnes de communication, marketing... qui nécessite la recherche de logos, photos récentes ou d’archives.
Et c’est bien à travers leurs archives que les entreprises conservent leur passé et préparent leur futur.
Ceci est particulièrement vrai pour les structures qui œuvrent dans les domaines du traitement et de l’utilisation de l’image au quotidien. Parmi elles, on retrouve par exemple les agences de communication dont les publicitaires, les photographes, les architectes ou encore les scientifiques dans le cadre de leurs travaux de publication.
En effet, ces domaines d’activités spécifiques requièrent un classement et un archivage fin et codifié qui nécessitent un espace numérique important. Ces données doivent également pouvoir être accessibles rapidement et ce de n’importe quel poste informatique via un login mot de passe.

Christine Niox-Château-Compin (chargée de mission à l’Artic) est allée à la rencontre d’Isabelle Froger, Directrice de Studio Totem, afin d’en savoir un peu plus sur les solutions qui existent concernant la gestion électronique de données et plus particulièrement la gestion des images.

Christine Niox-Château-Compin : Pouvez-vous nous expliquer en quelques mots les enjeux de l’archivage et la gestion des images (notamment au niveau des droits) ?

-  Isabelle Froger : Dans notre activité de production graphique, nous sommes depuis longtemps sensibilisés aux problèmes de stockage et de gestion des images. En effet, nous utilisons souvent des éléments récurrents qu’il est important de retrouver rapidement et facilement. D’autre part, les droits de reproduction liés aux images sont aussi variés que leurs provenances ; la gestion de ces images nous permet de connaître l’historique de chaque document et les conditions de leur utilisation (copyright, nom du photographe...).

Quelles sont les principales raisons pour le professionnel “de l’image” de mettre en place une politique d’archivage structurée ?

- Les échanges d’images et de fichiers numériques vont croissant et nombre de professionnels sont amenés à manipuler donc à stocker, temporairement au moins, ces fichiers. Qui n’a jamais perdu de temps à chercher une image dans une pile de CD ? L’accès rapide à l’information recherchée est un réel gain de temps, donc d’argent ! Il s’agit aussi de constituer une mémoire centralisée du patrimoine numérique de l’entreprise et de ses réalisations. Cela paraît limpide mais n’est pas simple à mettre en place au quotidien.

Comment intervenez-vous au niveau de votre activité et que proposez-vous ?

- Forts d’une organisation éprouvée, nous avons créé un nouveau département « In/Out » afin d’offrir aux entreprises et aux collectivités notre expertise en matière de “gestion électronique de données” en leur proposant d’externaliser l’archivage et la gestion de leurs images. Sur la base d’une architecture client/serveur, nous proposons tout d’abord le stockage sécurisé des fichiers numériques ; nous constituons ensuite une base de données avec une arborescence spécifique, laquelle est protégée par des autorisations d’accès. Nous générons enfin un catalogue des différents éléments contenus dans la base. Ce catalogue est visualisable à distance sous forme de vignettes par les utilisateurs référencés ; de puissantes fonctions de recherche et de tri permettent de retrouver facilement les fichiers. Il suffit alors de les faire glisser pour les copier à distance ; les fichiers les plus volumineux sont transmis par l’intermédiaire de notre système d’échange. Pour finir, nous gérons et entretenons cette base de données selon une procédure et une périodicité déterminée par les utilisateurs. La souplesse de l’outil permet de modifier rapidement l’architecture de la base de données en fonction de l’évolution des besoins. Nous offrons ainsi une solution d’archivage et de partage des données fiable et accessible à l’ensemble des collaborateurs ou prestataires de l’entreprise où qu’ils se trouvent.

Propos recueillis par Christine Niox-Château-Compin
Chargée de mission à l’ARTIC