Au niveau des entreprises publiques et privées, les enjeux induits par l’archivage numérique sont multiples.
Jean-Louis Pascon, co-rédacteur de la norme AFNOR 42013 et secrétaire général de la FEDISA (Fédération ILM Stockage et Archivage), répond aux questions de Christine Niox-Château (chargée de mission pour l’Artic) concernant les enjeux de l’archivage pour nos entreprises.

À quel type de besoin répond l’archivage ?

- Jean-Louis Pascon : Il existe principalement trois raisons qui conduisent à archiver des documents.
La première est bien évidemment la gestion au quotidien : descriptions des processus de fabrication, inventaires des stocks, notices de maintenance, plans pour la construction d’un bâtiment, bons de commandes, bref tout ce qui constitue la vie courante d’une entreprise ou d’une administration. Archiver un document est le moyen de pouvoir le restituer au bon utilisateur et au bon moment.
La deuxième raison est d’ordre juridique et fiscale : calculs des paiements de TVA, attestations de versement des cotisations sociales, dépôts de brevets, détermination de la date de livraison d’une fourniture ou encore délibération d’un Conseil municipal. Archiver un document, dans ce cas, c’est avant tout se garantir face à des contrôles administratifs ou face à d’éventuels conflits avec un client ou un fournisseur. In fine, c’est pouvoir justifier ses droits.
Enfin, la troisième raison est d’ordre historique. L’archive est un patrimoine. Pour les administrations, il s’agit là d’une évidence. Il y a, dans les documents produits par celles-ci, à la fois le passé de notre village ou de notre pays, mais aussi de notre vie personnelle (les registres d’état civil en sont une illustration).
Pour les entreprises, la notion de patrimoine est apparue plus récemment mais elle est devenue une réalité : connaissance de sa production dans le temps, logos utilisés dans les publicités, préparation de campagnes de marketing, etc... Pour les entreprises, les archives sont à la fois la matérialité de leur histoire tout en étant une source d’inspiration pour l’avenir.

Quelles sont les principales raisons pour l’entreprise de mettre en place une politique d’archivage structurée ?

- J’allais dire, c’est une évidence. Il suffit de penser au temps perdu à rechercher des documents ou à s’assurer qu’il s’agit bien de la dernière version de ceux-ci pour comprendre que mettre en place une politique d’archivage est une nécessité.
Sans structure d’archivage, il n’existe pas de recherches efficaces des documents. En un mot, bien classer, c’est bien retrouver et donc maîtriser son patrimoine informationnel.
Au-delà, il est évident que la définition d’une politique d’archivage structurée est le moyen pour une entreprise ou une administration de mieux penser son activité. Définir son organisation d’archivage, c’est se donner tous les moyens d’être performant dans le traitement de l’information et donc d’être performant dans son activité.

Comment l’entreprise peut-elle évaluer ses besoins ?

- Il existe trois approches complémentaires pour évaluer les besoins d’une entreprise ou d’une administration en matière d’archivage.
La première tient à l’activité de l’entreprise ou de l’administration. Prenons l’exemple du monde agroalimentaire. La traçabilité est le maître mot de cette filière. Cette traçabilité est, pour une large part, affaire de gestion de documents et d’archives. L’archivage est le moyen de suivre les produits et de fournir, à tout instant, toute l’information sur ceux-ci. Un bureau d’étude industriel sera plus concerné par ses calculs, ses plans, ses notes techniques... Un service après-vente sera, quant à lui, plus intéressé par les lettres ou les messages électroniques de ses clients. Bref, l’activité guide le besoin.
La deuxième approche est d’ordre juridique : Quelles durées de conservation et pourquoi ? Quelles conséquences en cas de perte ? Quelles sont les obligations légales ? Le besoin juridique est un besoin fort.
Enfin, bien évidemment, le coût du traitement des documents est un facteur fondamental pour la détermination des besoins : Quelles sont les dépenses en matière de gestion de document, de copie, de stockage, de transmission d’un service à un autre, de mise à disposition à des fournisseurs ou à des clients, etc...?
Le besoin global d’une entreprise ou d’une administration est, bien évidemment, la combinaison de ces besoins élémentaires.

Quelles sont les contraintes légales (droit public et droit privé) ?

- Les contraintes légales sont différentes entre la sphère publique et la sphère privée.
Dans le domaine public, tout document a pour vocation d’être une archive dès lors qu’il est créé. A priori, la règle de base est de tout conserver et ce, sans limite de durée.
Le texte fondateur en la matière est la loi de 1979 sur les archives publiques. Ce texte a été repris dans le Code du patrimoine. L’article L212-1 de celui-ci précise que "les archives publiques, quel qu’en soit le possesseur, sont imprescriptibles".
La conséquence directe de cet article est que la conservation des documents est la règle, même si des autorisations de destruction, données par les Archives nationales ou départementales, sont possibles.
Dans le domaine privé, les choses sont bien différentes. Nous sommes plutôt dans une approche où l’on garde les documents uniquement pendant le temps où ils sont utiles ou obligatoires : 6 ans pour les obligations fiscales, 10 ans pour le droit commercial, 30 ans pour les documents ayant trait au personnel des entreprises.
Une obligation est commune aux sphères publiques et privées. En effet, la loi Informatique et Liberté a introduit la notion fondamentale du respect de la vie privée et du droit à l’oubli. Il convient donc de toujours définir, dans un système d’archivage, comment le droit de la personne est mis en œuvre et respecté.

Quelles sont les contraintes spécifiques et techniques ?

- Les contraintes techniques sont nombreuses, bien évidemment. J’allais dire trop nombreuses car, lors de la définition d’un système d’archivage, la tendance est parfois à mettre en œuvre des outils et des procédures très complexes afin de se garantir contre la multiplicité des risques.
Cette approche est logique mais il faut raison garder, car tous les systèmes d’archivage n’ont pas les mêmes exigences et les mêmes contraintes. Il convient d’adapter l’outil et les organisations aux besoins.
Quatre contraintes majeures pèsent sur un système d’archivage. L’intégrité est la première : aucun document ne doit pouvoir être modifié. La seconde est à la durabilité : mes documents doivent être consultables dans le temps. La troisième s’appelle la réversibilité : il faut pouvoir disposer de ses documents à tout instant et les transférer. La quatrième a trait à l’authentification : seules les personnes habilités peuvent agir sur les documents et y avoir accès.

Pouvez-vous nous dire quelques mots sur les risques et assurances ?

- Il existe trois risques majeurs : le risque de mal faire, le risque de ne pas faire et le risque juridique.
Le premier est le plus fréquent. Un manque d’information peut conduire un gestionnaire ou un technicien à prendre une mauvaise décision ou à ne pas répondre rapidement et efficacement à une demande d’un client.
Le second risque est celui de ne pas être capable de réagir au bon moment et de façon adaptée. Par exemple, de nombreux contrats doivent être renouvelés de façon expresse, et ne pas être capable de définir en temps et en heure la procédure de renouvellement de ceux-ci peut conduire à leur annulation. Maîtriser ses archives est le meilleur moyen de toujours savoir agir au bon moment.
Le troisième risque est souvent le plus dangereux. Un document non recevable par une juridiction peut conduire à des sanctions ou à des condamnations.
Deux approches complémentaires permettent de réduire ces risques : d’une part, techniquement, en mettant en œuvre des logiciels et des équipements normalisés et adaptés, et, d’autre part, en disposant des assurances nécessaires.
Le recours à un prestataire d’archivage est bien souvent un moyen de couvrir ces risques de façon simple. En effet, les entreprises spécialisées dans ce domaine disposent des moyens et des garanties nécessaires pour couvrir l’ensemble de ces risques sans en supporter les difficultés et les contraintes.

Quelle stratégie d’archivage adoptée ?

- Il m’est très difficile de répondre à cette question. En effet, comment définir une stratégie d’archivage pour des domaines aussi différents que les dossiers médicaux, les brevets industriels ou pharmaceutiques ou les archives de marchés publics ?
Plus que de stratégie d’archivage, il est préférable de parler de stratégie de mise en œuvre d’un système d’archivage : définir les objectifs, s’assurer du régime juridique des documents, définir les moyens tant humain que matériel...
Ici, comme ailleurs, le recours à un professionnel est souvent indispensable.

Archirun

L’Archivage sécurisé en ligne

Christine Niox-Château (chargée de mission pour l’Artic) a interrogé Reb Brochet, gérant de la société Archirun, spécialisée en archivage numérique et sécurisé en ligne sur les enjeux de l’archivage à La Réunion.

Les conditions hygrométriques de notre île nuisent-elles à l’archivage classique ?

- Reb Brochet : Les conditions climatiques de La Réunion sont particulières : taux d’humidité et de chaleur important, ces conditions favorisent l’apparition de champignons, accélère l’effacement des encres et la destruction du papier. D’autant que certains stockent leurs archives dans des containers déposés sur des parkings lors de leur dernier voyage. Ce qui peut poser un important problème en cas de contrôle fiscal par exemple. En effet, l’absence de documents lisibles peut conduire à un redressement automatique.

Comment les entreprises réunionnaises font-elles face aux contingences de l’archivage numérique ?

- Les entreprises réunionnaises ne sont pas différentes des autres entreprises quant au volume croissant des informations qu’elles doivent traiter et à la nécessité de sécuriser leurs données. Actuellement, seuls les documents qui sont nativement électroniques peuvent être conservés sans besoin de stocker le papier (sous réserve qu’ils soient signés par une signature électronique du type Chambersign). Car il est illégal de détruire un original papier, quand bien même il serait numérisé.

Quelles solutions s’offrent à elles ? Quels sont les différents modes de stockage ?

- Le coût de l’immobilier et du foncier rend le coût du stockage physique en interne prohibitif. Il est donc préférable d’installer des collaborateurs dans 50 mètres carrés qui vont créer de la valeur ajoutée plutôt que de stocker du papier.
La première solution est de confier les données à un tiers archiveur qui dispose de locaux sécurisés et climatisés.
La seconde est de les numériser et les stocker sur des ordinateurs sécurisés qui permettront une consultation en ligne sécurisée de façon illimitée tout en garantissant l’intégrité du document.
Cela permet aussi de trouver toujours la bonne version du document, cela évite également les pertes qui seraient préjudiciables en cas de contentieux.
Archirun, dans ce cadre, propose, si vous nous demandez de numériser vos archives, le stockage physique pour 1 euro symbolique.
La troisième solution consiste à mettre en place la dématérialisation des documents. Le cas le plus simple est la dématérialisation des factures.
Les entreprises font leurs factures via des logiciels (compta, gescom, ERP ou autres). Ce sont des factures nativement électroniques. Il suffit de les passer dans un coffre-fort électronique comme Cécurity.com dont dispose Archirun pour les rendre légales et opposables au tiers. Dans ce cas précis, il n’est pas nécessaire de conserver le papier. D’où une économie importante en termes de place, de recherche de documents et de sécurité.

Quelle est la norme en vigueur ?

- Aujourd’hui il existe la norme Afnor Z 42 013, la norme ISO 15 489, ISO 9000 et enfin la certification de la FNTC sur les tiers de confiance qui est géré maintenant par le COREF.
Archirun est en cours de certification de ces différentes normes dont la mise en place est faite par le CRITT de La Réunion et Jean-Louis Pascon.

À quel niveau de sécurité les entreprises peuvent-elles s’attendre au niveau de la protection des données qu’elles vous confieront ?

- Archirun est un tiers de confiance, cela veut dire correspondre à certaines normes pour bénéficier d’assurances professionnelles. Archirun c’est principalement la relation entre une entreprise et son client.
Pour faire simple, l’accès à Archirun sur la Technopole est sécurisé par des codes. L’entreprise est sous télé-vidéo surveillance 24h/24h. Les zones de l’entreprise ne sont accessibles que par empreinte biométrique. Le personnel embauché doit avoir un casier judiciaire vierge.
Concernant l’informatique, pour les coffres-forts électroniques (qui sont agréés par le ministère des Finances), Archirun les installent mais ne peut en aucun cas les ouvrir, seul le propriétaire dispose des codes d’accès. (C’est comme un coffre d’une banque).
Concernant les serveurs, tous nos serveurs sont sous linux et clusterisés (c’est-à-dire doublé), l’installation et la maintenance sont assurées par IBM et les informations sont cryptées et ne sont accessibles que par le client qui seul dispose des codes d’accès. La consultation en ligne se fait en HTTPS (Hypertext Transport Protocol Secure) via un explorateur simple et l’ouverture du site se fait par identifiant et mot de passe, ou soit par lecteur d’empreinte biométrique contenant une signature électronique.
De plus, le site informatique de la Technopole est doublé sur un site de La Possession.
Enfin, les connexions Internet sont doublées sur deux opérateurs dont un dispose d’un relais satellite.