L’évolution des technologies et des processus amène les organisations publiques et privées à s’intéresser de plus en plus à l’archivage numérique afin d’être en conformité avec les nouvelles réglementations européennes et internationales.
Confrontées à une augmentation croissante du volume de leurs données électroniques et conscientes des évolutions en matière de réglementation (comptable, fiscale, financière, accords de BALE II, Trackfin, etc.), elles doivent désormais conserver un nombre important d’informations.

L’archivage numérique trouve également d’autres applications intéressantes via la gestion électronique de documents et notamment en direction des recruteurs RH et agences d’intérim.

En effet, l’archivage numérique des CV pour les cabinets de recrutement, les entreprises disposant d’un service RH, ou bien encore pour les agences d’intérim revêt actuellement un caractère prioritaire et ce pour plusieurs raisons. Pour cette dernière, compte tenu de l’essence même de son activité, elle se doit d’être en mesure de proposer à ses clients les profils de candidats le plus en adéquation avec les missions confiées par l’entreprise dans des délais souvent très courts.

Gagner du temps à l’inscription du candidat est un paramètre précieux, mais parvenir à rapprocher l’offre et la demande dans les meilleurs délais est cruciale.

Christine Niox-Château-Compin (chargée de mission à l’Artic) est allée à la rencontre de Reb Brochet gérant d’Archirun, (1er Tiers Archiveur de l’Océan Indien spécialisé dans l’archivage physique et numérique et la dématérialisation des documents à valeur probante) afin de savoir quel type d’outil dédié existait actuellement pour la gestion des CV.

Christine Niox-Château-Compin : Pouvez vous nous rappeler la vocation de votre entreprise et les secteurs d’activités qui font le plus appel à vos services ?

- Reb Brochet : Archirun est spécialisé dans l’archivage numérique sécurisé en ligne. Nous proposons de nombreuses solutions aux problèmes d’archivage des entreprises privées et publiques : audit de la gestion des archives, archivage et gestion des durées de conservation des documents papiers et électroniques, numérisation et stockage de documents à valeur probante et mise en ligne sécurisée, coffres-forts et signatures électroniques, dématérialisation de tous types de documents papier ou nativement électronique (parapheurs, procédures d’achats, factures entrantes et sortantes, fiches de paies, contrats fournisseurs...), gestion des courriers et factures entrants ou sortants en ligne avec workflow, mise en place de procédures d’archivage adaptées à chaque client, régie pour le compte des administrations (gestion des délibérations et assistance à la gestion d’archives publiques), réalisation de maquettes et impression de tous types de documents.
Notre métier touche tous les secteurs d’activité. Dans le secteur privé, nous travaillons pour les grands groupes (Caillé, Groupe Bernard Hayot, Orange...). Dans le public, la SEDRE (mise en place de procédures d’archivage) ou encore les Archives Départementales (pour lesquelles nous effectuons des missions de régie) comptent parmi nos clients.

Disposez vous à l’heure actuelle d’un outil dédié aux recruteurs et agences d’intérim leur permettant d’optimiser leur recherche et surtout d’effectuer un rapprochement rapide ?

- En tant que tiers archiveur (en cours de labellisation), nous ne pouvons pas avoir des outils spécifiques. Nous utilisons les outils standards du marché conformes aux normes internationales. Les documents que nous stockons pour le compte de nos clients doivent être indépendants des machines, des systèmes et des logiciels. Ainsi, pour le métier du recrutement, nous pouvons paramétrer ces progiciels standards afin de permettre une recherche multicritères par noms, profils, dates... en fonction des besoins de notre client. Mais en aucun cas nous ne pouvons développer un outil spécifique qui rendrait le client prisonnier de son prestataire.

Comment fonctionne cet outil ? Et quelles sont ses spécificités ?

- Avec nos clients, nous analysons leur méthode de travail, les critères de recherche afin de pouvoir indexer dans le cas présent les CV et les lettres de motivation des candidats par rapport à un profil déterminé. Nous considérons que nos clients n’ont pas vocation à investir dans des logiciels (qui peuvent rapidement devenir obsolètes). Nous n’installons rien chez nos clients et la consultation s’effectue via un simple navigateur Internet classique (Internet Explorer, firefox, safari ou autres). Les logiciels et les informations sont stockés sur les serveurs sécurisés d’Archirun. Le client peut donc avoir accès à ses données de manière sécurisée, et de n’importe quel point du globe à partir du moment où il a une connexion Internet.

Peut-on en attendre des gains de temps importants en termes de gestion ?

- Oui bien sûr. Le gain de temps est important dans différents domaines et se traduit par des économies financières directes : économie sur le temps de classement, économie sur le stockage physique ou électronique des documents. Puisque tout est géré chez nous, le client n’a pas besoin d’acheter du matériel informatique supplémentaire, des serveurs, des disques durs, ni d’avoir recours à des informaticiens pour gérer ces infrastructures. De même, il fait des économies en termes d’espace (locaux complémentaires pour le stockage physique) et de rayonnage. Et compte tenu du coût du foncier à La Réunion, c’est une donnée non négligeable pour les décideurs. Bien souvent, nos clients pensent qu’ils n’économisent que du stockage alors que celui-ci n’est que la partie émergée de l’iceberg. Ainsi, dans certains groupes, nous avons démontré que le stockage physique ou électronique ne représentait qu’une petite partie du coût de circulation et de consultation du document. Je ne peux évidemment pas vous donner les ratios pour des raisons de confidentialité (et c’est aussi notre cœur de business).

Recrutez-vous en ce moment ?

- Oui. Afin de renforcer notre équipe d’audit, nous recrutons deux archivistes supplémentaires de niveau BAC+5 ayant au moins trois ans d’expérience et une réelle connaissance des logiciels de gestion documentaire, de l’archivage électronique et de l’ILM (Information Lifecycle Management). Leurs missions seront multiples : création d’outils de gestion d’archives, mise en place de procédures d’archivage chez le client, suivi juridique de la gestion d’archives physiques stockées par Archirun, participation aux audits et conseils auprès des clients. Notre projet est de créer un pôle d’archivistes itinérants pour répondre aux besoins en professionnels qualifiés en archivage.
Nous recrutons également un responsable de production ayant une expérience de plusieurs années dans la dématérialisation des documents dans un grand groupe.

Propos recueillis par Christine Niox-Château-Compin
Chargée de mission à l’ARTIC